Zeitmanagement bei Präsentationen

Organisation und Zeiteinteilung sind entscheidend für den Erfolg einer Präsentation!

Wie viel Zeit brauchst du für deine Präsentation?

Es gibt keine festen Regeln für die Dauer einer Präsentation. Du solltest Zeit genug haben, um alle wichtigen Inhalte zu präsentieren, ohne dabei die Aufmerksamkeit des Publikums zu überfordern. Du wirst vielleicht danach gefragt, wie lange du für deine Präsentation brauchst oder du wirst eine bestimmte Zeit zugeteilt bekommen. In beiden Fällen solltest du die Dauer der Präsentation so realistisch wie möglich einschätzen.

Die klassische Zeiteinteilung

Nach einem altbewährten Schema wurde folgende Zeiteinteilung definiert.

• 5 Minuten für die Eröffnung
• + 2 Minuten für jedes Hauptthema
• + 2 Minuten für jedes untergeordnete Thema
• + 2 Minuten für jedes Beispiel
• + 2 Minuten für die Zusammenfassung
• + 5 Minuten für den Schluss.

Du solltest dieses Schema nicht als „Korsett“ empfinden, sondern als Hilfsmittel.

Es kann Dir eine Anregung geben, deine Inhalte in dem Hauptteil so zu portionieren, dass Du tatsächlich für jede Portion nur zwei Minuten brauchst. Wenn Du das Wesentliche deiner Präsentation auf den Punkt bringst, verschwendest du nicht die Zeit deiner Zuhörer.

Zeitmanagement

Erfahrungsgemäß dauern Präsentationen fast immer länger, als man vorher denkt. Ein Vortrag, der die gesamte Seminarzeit, also 90 Minuten in Anspruch nimmt, hat aber seinen Zweck verfehlt und stellt eine Missachtung des Publikums dar. Die einzige sichere Maßnahme dagegen ist das vorherige Üben. Eine gute Zeiteinteilung bei Präsentationen kann kaum anders gelernt werden. Das Ziel sollte sein, die Hälfte der Seminarzeit bzw Vortrags (45 Min.) nicht zu überschreiten.Verlagere dein einen Teil der Diskussion durch das Zulassen von Zwischenfragen oder durch gezielten Einbezug des Publikums (eigene Fragen oder Aufgaben, Rollenspiele, o. ä.) in die Präsentation hinein, kann diese insgesamt dann auch länger dauern. Aber auch in diesem Fall sollten zumindest die letzten 15 Minuten für eine freie Diskussion und Rückmeldung zur Verfügung stehen. Da sich nicht alles vorher planen lässt, solltest du dir schon vorher überlegen, welche Teile des Vortrags notfalls übersprungen oder gekürzt werden können, wenn „die Zeit wegläuft“, ohne dass der Vortrag dadurch unverständlich oder seiner „Pointe“ beraubt wird. Bei gekonnter Handhabung eines solchen flexiblen Ablaufplanes lässt sich auch der Eindruck des Gehetztseins vermeiden („Ächz, nur noch 10 Minuten und ich bin erst auf Seite 4“). Das Publikum braucht nicht zu merken, wenn Sie Teile Ihres Textes spontan streichen!