Aufbewahrungsfristen
Eine Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen ein Kaufleute bestimmte betriebsbezogene Schriftstücke nach dem HGB archivieren muss. Gründe dafür sind vor allem die langen Verjährungsfristen für Geschäftsvorgänge und Gewährleistungs- und Haftungsansprüche.
Beispiel Aufbewahrungsfristen
Allgemeines
Es gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB:
⦁ Bücher und Aufzeichnungen
⦁ Inventare
⦁ Jahresabschlüsse
⦁ Bilanzen + zu deren Verständnis erforderliche Unterlagen
⦁ Lageberichte
⦁ ausgestellte und empfangene Rechnungen
⦁ Buchungsbelege
6 Jahre lang aufbewahrt werden müssen nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB:
⦁ empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
⦁ Kopien der versandten Handels- und Geschäftsbriefe
⦁ weitere steuerlich bedeutende Unterlagen
Es gibt überdies spezielle branchenspezifische Aufbewahrungsfristen und sogar Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen.
Die branchenspezifischen Aufbewahrungefristen betreffen vor allem Krankenhäuser, da hier Schadensersatzansprüche laut § 199 Abs. 2 BGB erst nach spätestens 30 Jahren enden. Daher werden Patientenakten je nach Behandlung oder Befund 10 oder 30 Jahre aufbewahrt.
Privatpersonen müssen nach § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang aufbewahren, um der Schwarzarbeit entgegenzuwirken. Insbesondere davon betroffen sind Eigenheimbesitzer, die Arbeiten an der Gebäudesubstanz vornehmen lassen.